Інформатика для здобувачів освіти гр.№24

Тема уроку: Документообіг. Загальні правила оформлення документів.

Документоо́біг — це рух документів в установі від моменту створення або від одержання зі сторони до моменту передачі на зберігання до архіву.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації мають проходити та опрацьовуватися на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

Документообіг - це рух службових документів з часу їх створення або одержання до часу завершення виконання, надсилання або знищення. Виділяють централізований, децентралізований і змішаний документообіг.

Основні етапи документообігу:

·         прийом вхідної кореспонденції;

·         обробка та реєстрація документів;

·         контроль виконання документів;

·         обробка та відправлення вихідної кореспонденції.

Для забезпечення ефективної організації документообігу передбачаються:

·        проходження документів найкоротшим шляхом;

·        скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи;

·        одноразовість операції опрацювання документів;

·        централізація;

·        раціональне розташування робочих місць.

Документообіг здійснюється у виді потоку документів.

Документопотік - це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (екс­педицією, секретаріатом, канцелярією та ін.).

Характеристикою документообігу є його об'єм. Під об'ємом документообігу розуміється кількість документів, що поступила в організацію і створених нею протягом певного періоду часу.

Об'єм документообігу – важливий показник, що використовується як критерій при рішенні питань організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи по документах установи, структури служби діловодства, її штатного складу і інших питань.

Загальні правила оформлення документів

Вимоги щодо оформлення документів, що подаються для державної реєстрації передбачені ч. 1 ст. 15 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань»:

- документи мають бути викладені державною мовою та додатково, за бажанням заявника, — іншою мовою (крім заяви про державну реєстрацію);

-  текст документів має бути написаний розбірливо (машинодруком або від руки друкованими літерами);

- документи не повинні містити підчищення або дописки, закреслені слова та інші виправлення, не обумовлені в них, орфографічні та арифметичні помилки, заповнюватися олівцем, а також містити пошкодження, які не дають змоги однозначно тлумачити їх зміст;

- документи в електронній формі мають бути оформлені згідно з вимогами, визначеними законодавством;

- заява про державну реєстрацію підписується заявником. У разі подання заяви про державну реєстрацію поштовим відправленням справжність підпису заявника повинна бути нотаріально засвідчена;

- рішення уповноваженого органу управління юридичної особи повинно бути оформлено з дотриманням вимог, встановлених законом, та відповідати законодавству;

- документ, викладений іноземною мовою, повинен бути перекладений на державну мову із засвідченням вірності перекладу з однієї мови на іншу або підпису перекладача в установленому законодавством порядку;

- зображення та опис символіки повинні бути оформлені з дотриманням вимог, встановлених законом, та відповідати законодавству;

- у разі якщо оригінали документів, необхідних для державної реєстрації, відповідно до законодавства залишаються у справах державних органів, органів місцевого самоврядування, що їх видають, заявник подає копії документів, оформлені такими органами відповідно до законодавства.

Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом установи, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

Документ повинен містити обов'язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

 Домашнє завдання -  опрацювати опорний конспект.