Реквізити документа. Правила оформлення сторінки.
Мета:
навчальна:
сформувати поняття шаблону, формуляр-зразка документу,розглянути правила
оформлення сторінки, реквізити документу;
розвивальна:
розвивати логічне мислення, пам’ять; формувати вміння узагальнювати;
виховна: виховувати
інформаційну культуру, формування бережливого ставлення до обладнання
комп’ютерного кабінету, виховання уміння працювати в групі; формування
позитивного ставлення до навчання.
Шаблон – це відформатований певним чином
документ-заготовка, який зберігається в окремому файлі та використовується як
основа для створення нових документів певного типу.
Основна відмінність між документами і
шаблонами полягає в їхньому призначенні:
шаблон – це заготовка документа з
готовими елементами тексту та оформлення, яка призначена для подальшого
заповнення даними, а документ – це вже підготовлений текст, можливо на
основі якогось шаблону. Шаблони зберігаються у файлах з розширенням іменіdotx та
dotm.
Основні групи шаблонів:
- інстальовані –
шаблони документів певних типів (листів, факсів, звітів та ін.), які інстальовані на
комп’ютері у складі пакета Microsoft Office;
- Microsoft Office Online – шаблони документів
різноманітних типів (вітальних листівок, візиток, бюлетенів, сертифікатів,
грамот, запрошень, заяв, календарів та ін.), які розташовані на веб-сайтіMicrosoftOfficeOnline;
- шаблони користувача –
шаблони, які створені користувачем.
Основним зі стандартних шаблонівWord є шаблон Звичайний (зберігається у файлі
Normal.dotm), який автоматично відкривається із запуском програмиWord.
Ще одним зі стандартних шаблонівWord є, наприклад, шаблон Звичайне резюме (файл
MedianResume.dotx). Цей шаблон містить у
документі-заготовці кілька текстових полів, у які користувач вносить дані про
себе: ім’я та прізвище, контактну інформацію, відомості про освіту, місце роботи
тощо.
Для виготовлення
будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила
формуляра-зразка.
Формуляр-зразок -
це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання,
формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні
реквізити (ДСТУ 2732-94).
Реквізити - це
сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою
для обліку й не має юридичної сили.
У разі оформлення
організаційно-розпорядчих документів використовується
такий склад реквізитів:
1. державний
герб;
2. емблема
організації;
3. зображення
нагород;
4. код
підприємства;
5. код
документа;
6. назва
міністерства чи відомства;
7. назва
підприємства (установи, організації, фірми);
8. назва
структурного підрозділу;
9. індекс
підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа
(абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;
10. назва
виду документа;
11. дата;
12. індекс
(вихідний номер документа);
13. посилання
на індекс і дату вхідного документа;
14. місце
складання чи видання;
15. гриф
обмеження доступу до документа;
16. адресат;
17. гриф
затвердження;
18. резолюція;
19. заголовок
до тексту;
20. позначка
про контроль;
21. текст;
22. позначка
про наявність додатка;
23. підпис;
24. гриф
погодження;
25. візи;
26. відбиток
печатки;
27. позначка
про завірення копії;
28. прізвище
виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);
29. позначка
про виконання документа й направлення його до справи;
30. позначка
про перенесення даних на машинний носій;
31. позначка
про надходження.
Реквізити
бувають: постійні, змінні.
Постійні реквізити наносять,
коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його
складання.
Кожний із реквізитів
має свою довжину, визначену у формулярі-зразку.
Довжина реквізиту - це
кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на
документі.
Робоча площа документа -
це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення
основними реквізитами.
Береги документа - це
площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а
також для нанесення спеціальних позначок і зображень.
ГОСТ 6.38-90
встановлює два формати паперу для виготовлення службових
документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).
У ГОСТ 6.38-90
установлено такі розміри берегів формуляра-зразка:
Ø
лівого
- 20 мм (8 пробілів);
Ø
правого
- не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);
Ø
верхнього
- не менше ніж 10 мм (3-4 інтервали);
Ø
нижнього
- не менше ніж 8 мм (2-4 інтервали).
Однак на практиці
здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39-72.
Формуляр-зразок»:
Ø
лівого
- 35 мм (13 пробілів);
Ø
правого
- не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);
Ø
верхнього
- 20 мм (4-5 інтервалів);
Ø
нижнього
- не менше ніж 19 мм (для формату А4);
Ø
не
менше ніж 16 мм (для формату А5).
Лівий берег призначено
для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення
документа в технічних засобах зберігання;
правий берег - це резерв, залишений задля
збереження тексту документа;
верхній
берег призначено для проставляння сторінок, нанесення
реквізитів 1,4, 5; нижній
- для нанесення реквізитів 29, 30, 31.
Якщо документ
оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має
становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно
міняються місцями (лівий - 8 мм, правий - 20 мм), а верхній і нижній -
залишаються без змін.
У документах, що
виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд
табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій
стороні аркуша.
Оформляючи конкретний
документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні для
виготовлення документів цього типу й вважаються обов'язковими відповідно до
юридичних вимог.
Згідно з ГОСТ 6.38-90
допускається розміщення реквізиту 3 на площі, що відводиться для реквізиту 6,
який, відповідно, розташовують нижче від реквізиту 3.
Реквізит 2
розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).Якщо обсяг реквізиту 16
або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі
робочого поля першої сторінки документа.
У багатосторінкових
документах реквізити 22-28, 30 проставляють на останній сторінці на площі,
відведеній формуляром-зразком.
Домашнє завдання - опрацювати опорний конспект та дати відповіді на питання.
1. Що таке шаблон та формуляр-зразок документа?
2. Класифікація документів?
3. Розміщення реквізитів в документі та вимоги до них.
4. Вимоги до формату паперу та берегів документу.
5. Вимоги до виготовлення бланків.
6. Вимоги до текстів службових документів?
Немає коментарів:
Дописати коментар